Wie sollten Krankenakten gesichert werden?

Die Sicherung medizinischer Unterlagen ist für die Wahrung der Patientenvertraulichkeit und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen von größter Bedeutung. Hier sind einige wesentliche Maßnahmen zur Sicherung von Krankenakten:

1. Physische Sicherheit:

- Bewahren Sie Krankenakten in einem verschlossenen Schrank oder Raum auf, der nur autorisiertem Personal vorbehalten ist.

- Verwenden Sie stabile Schränke und Lagereinheiten, die vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

- Nutzen Sie den Schlüsselkartenzugang oder die biometrische Authentifizierung zur Zugangskontrolle.

- Überwachen und sichern Sie alle Zugangspunkte zum Aufbewahrungsbereich für Krankenakten.

- Installieren Sie Sicherheitskameras oder Bewegungssensoren, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

2. Digitale Sicherheit:

- Implementieren Sie sichere Passwortrichtlinien für den Zugriff auf elektronische Krankenakten (EMRs).

- Verwenden Sie Verschlüsselungstechnologien, um Daten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung zu schützen.

- Aktualisieren Sie Software und Sicherheitspatches regelmäßig, um Schwachstellen zu beheben.

- Überwachen Sie Benutzeraktivitätsprotokolle und untersuchen Sie verdächtiges oder ungewöhnliches Verhalten.

- Implementieren Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, um den Zugriff auf sensible Daten einzuschränken.

3. Zugriffskontrollen:

- Beschränken Sie den Zugang zu Krankenakten streng nach dem „Need-to-know“-Prinzip.

- Definieren Sie spezifische Zugriffsberechtigungen für verschiedene Benutzerrollen und Mitarbeiter.

- Stellen Sie sicher, dass Benutzer nicht auf Diagramme zugreifen können, die über ihren autorisierten Bereich hinausgehen.

- Überprüfen und aktualisieren Sie die Zugriffsrechte regelmäßig, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

4. Mitarbeiterschulung:

- Aufklärung der Mitarbeiter über die Bedeutung der Sicherheit und Vertraulichkeit von Krankenakten.

- Führen Sie regelmäßige Schulungen zu Sicherheitsrichtlinien und -verfahren durch.

- Betonen Sie die Folgen einer Verletzung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit.

5. Datenentsorgung:

- Entwickeln und befolgen Sie eine Richtlinie zur sicheren Datenentsorgung sowohl für Papierunterlagen als auch für digitale Dateien.

- Zerkleinern oder verbrennen Sie Papierunterlagen bis zur Unkenntlichkeit, bevor Sie sie entsorgen.

- Verwenden Sie sichere Datenlöschmethoden für digitale Dateien, um eine Datenwiederherstellung zu verhindern.

6. Prüfung und Überwachung:

- Überprüfen Sie regelmäßig medizinische Unterlagen, um die Einhaltung von Sicherheitsstandards sicherzustellen.

- Überwachen Sie Systemprotokolle und Benutzeraktivitäten auf mögliche Sicherheitsverletzungen oder verdächtiges Verhalten.

- Führen Sie Schwachstellenbewertungen und Penetrationstests durch, um Sicherheitslücken zu identifizieren.

7. Reaktion auf Vorfälle:

- Erstellen Sie einen Reaktionsplan für Vorfälle, um Sicherheitsverletzungen umgehend zu beheben.

- Dokumentieren und untersuchen Sie alle Sicherheitsvorfälle gründlich.

- Lernen Sie aus Vorfällen und ergreifen Sie geeignete Korrekturmaßnahmen, um zukünftige Verstöße zu verhindern.

Durch die Umsetzung dieser Sicherheitsmaßnahmen können Gesundheitsorganisationen Krankenakten schützen, die Privatsphäre der Patienten schützen und relevante Vorschriften einhalten.