An wen würden Sie sich Ihrer Meinung nach im Falle eines Verstoßes oder einer Nichteinhaltung der Standardverfahren wenden?

In einer Organisation werden die Personen, die für die Verwaltung und Kommunikation von Vorfällen im Zusammenhang mit Prozessabweichungen oder potenziellen Verstößen an die Aufsichtsbehörden/Behörden, die Unternehmensleitung, interne Compliance-/Risikomanagementteams und Mitarbeiter verantwortlich sind, zusammenfassend als das zuständige Personal bezeichnet.

Hier ist eine Aufschlüsselung, wer unter verschiedenen Umständen als geeignetes Personal benannt werden könnte:

1. Nicht schwerwiegender Verstoß:

Bei nicht schwerwiegenden Verstößen kann das zuständige Personal Folgendes umfassen:

- Unmittelbarer Vorgesetzter oder Manager:Verantwortlich für die Erstuntersuchung und Dokumentation.

- Datenschutzbeauftragter:Hilft bei der Beurteilung potenzieller Auswirkungen auf den Datenschutz und gibt Orientierungshilfen.

- Sicherheitsteam:Arbeitet an technischen Aspekten und Eindämmungsstrategien zusammen.

2. Schwerwiegender Verstoß:

Bei schwerwiegenderen Verstößen, die voraussichtlich erhebliche Auswirkungen auf Einzelpersonen haben, kann das zuständige Personal erweitert werden auf:

- Geschäftsleitung oder Vorstand:Beteiligt an der Entscheidungsfindung und Abgabe von Stellungnahmen.

- Rechtsabteilung:Berät zu regulatorischen Anforderungen und rechtlichen Auswirkungen.

- Externer Rechtsberater:Hilft bei der Bewältigung von Rechtsstreitigkeiten oder Bußgeldern, die sich aus dem Verstoß ergeben.

3. Mitarbeiter-Compliance:

In Fällen, in denen es um Mitarbeiter-Compliance-Probleme oder Verstöße gegen den Verhaltenskodex geht, kann das zuständige Personal Folgendes umfassen:

- Personalabteilung:Behandelt Disziplinarangelegenheiten und stellt die Einhaltung von Richtlinien sicher.

- Ethik- und Compliance-Beauftragter:Untersucht und bekämpft ethische Verstöße.

- Audit- und Risikomanagementteam:Bewertet Kontrollen und gibt Empfehlungen.

4. Lieferkette und Partnerinteraktionen:

Wenn ein Verstoß Lieferanten, Lieferanten oder Partner betrifft, kann das zuständige Personal auch Folgendes umfassen:

- Risikomanagementteam von Drittanbietern:Gewährleistet die Einhaltung von Cybersicherheits- und Datenschutzstandards.

- Vertrags- und Beschaffungsabteilung:Arbeitet mit externen Parteien zusammen, um Vereinbarungen zu überprüfen.

Bedenken Sie, dass die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Benennung geeigneter Mitarbeiter je nach konkretem Verstoß, Branchenvorschriften und internen Richtlinien variieren können. Es ist wichtig, einen klaren Plan zur Reaktion auf Vorfälle zu erstellen, der festlegt, wer in jeder Phase des Prozesses benachrichtigt und einbezogen werden sollte.