Wie sollte eine Arzthelferin mit eingehender Post umgehen?

Als Arzthelferin ist die Bearbeitung eingehender Post ein wichtiger Teil Ihrer täglichen Aufgaben. Hier sind einige Schritte, um eine effiziente und genaue Bearbeitung von Post zu gewährleisten:

1. Vorbereitung :

- Richten Sie einen eigenen Bereich für die Postbearbeitung ein.

- Halten Sie die notwendigen Utensilien bereit, z. B. Brieföffner, Briefmarken und ein Sortiersystem (z. B. Ordner oder Ablagen).

2. Regelmäßige Überprüfung :

- Überprüfen Sie den Briefkasten oder den dafür vorgesehenen Postbereich regelmäßig den ganzen Tag über.

3. Erste Sortierung :

- Wenn Sie Post erhalten, führen Sie eine erste Sortierung durch. Trennen Sie persönliche Post von arztpraxisbezogener Post.

4. Vertraulichkeit :

- Behandeln Sie sämtliche patientenbezogene Post mit größter Vertraulichkeit. Bewahren Sie die Privatsphäre und stellen Sie sicher, dass die Patientendaten nicht für unbefugte Personen zugänglich sind.

5. Priorisierung :

- Priorisieren Sie die E-Mails entsprechend ihrer Wichtigkeit und Zeitsensibilität. Dringende Angelegenheiten erfordern möglicherweise sofortige Aufmerksamkeit, beispielsweise zeitkritische Testergebnisse oder Korrespondenz von Versicherungsunternehmen.

6. Öffnen Sie E-Mails mit Vorsicht :

- Öffnen Sie Umschläge vorsichtig und achten Sie darauf, dass der Inhalt nicht beschädigt wird.

7. Inhalt prüfen :

- Überprüfen Sie den Inhalt jedes Poststücks sorgfältig, einschließlich aller Begleitdokumente oder Formulare.

8. Datum und Uhrzeit des Dokuments :

- Notieren Sie Datum und Uhrzeit des Posteingangs in einem Sendungsverfolgungsprotokoll oder einem Umschlagprotokoll. Diese Dokumentation wird Teil der Krankenakte.

9. Sortieren und Verteilen :

- Wenn die E-Mail für die Krankenakten von Patienten relevant ist, sortieren Sie sie nach den Namen oder Krankenaktennummern der Patienten.

- Verteilen Sie die E-Mail je nach Inhalt an die entsprechenden Abteilungen oder Mitarbeiter.

10. Ansprüche und Kontoauszüge bearbeiten :

- Achten Sie sorgfältig auf medizinische Ansprüche, Abrechnungen und Rechnungen. Leiten Sie diese an die Abrechnungsabteilung oder die für die Finanzangelegenheiten zuständige Person weiter.

11. Mit Patienten kommunizieren :

- Überprüfen Sie im Falle einer Patientenkorrespondenz den Inhalt und entscheiden Sie über die entsprechende Vorgehensweise. Wenn eine Antwort erforderlich ist, stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig eine Antwort verfassen und senden.

12. Aufzeichnungen :

- Führen Sie Aufzeichnungen über alle eingehenden E-Mails, einschließlich des Eingangsdatums, des Absenders und einer kurzen Beschreibung des Inhalts. Diese Dokumentation kann für Nachverfolgungs- und Nachverfolgungszwecke hilfreich sein.

13. Nachverfolgung :

- Wenn Dokumente Maßnahmen erfordern, leiten Sie die entsprechenden Folgemaßnahmen ein, wie z. B. die Vereinbarung von Terminen, die Zusendung von Empfehlungen oder die Bereitstellung angeforderter Informationen.

14. Sichere Entsorgung :

- Entsorgen oder vernichten Sie nicht unbedingt benötigte Post ordnungsgemäß, insbesondere Post mit vertraulichen Patienteninformationen. Befolgen Sie die Richtlinien und Verfahren der Praxis zur sicheren Dokumentenentsorgung.

15. Bleiben Sie auf dem Laufenden :

- Bleiben Sie über Änderungen der Postvorschriften, Datenschutzgesetze und aller internen Verfahren zur Postbearbeitung auf dem Laufenden.

Denken Sie daran, dass die genaue und effiziente Bearbeitung eingehender Post eine entscheidende Rolle für die Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen Patientenversorgung und die Aufrechterhaltung des reibungslosen Funktionierens der Arztpraxis spielt.