Wie in Texas Medical Records Pflege Datei

Das Texas Department of Human Services hoch reguliert Büro-Administration und hält Aufzeichnung und Archivierung unter besonderer Beobachtung durch die Texas Verwaltungs-Code (TAC) . Titel 40 , Teil 1, Kapitel 19 der TAC -Adressen Pflegeeinrichtung Verwaltung. Nicht kompatibel Einrichtungen konfrontiert Risiko von Geldstrafen , die Stilllegung und sogar Strafverfolgung. Administrator einer Anlage muss benennen , schriftlich , eine klinische Datensätze Supervisor , der die Autorität , Verantwortung und Rechenschaftspflicht für alle Funktionen der Aufzeichnungen Büro führt . Was Sie
End - Registerkarte Brauchen Dateiordner
Farbige Etiketten
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Richtlinien und Verfahren zu Protokoll Vertraulichkeit Ihrer Anlage zu bewerten. Dies wird als Leitfaden bei der Einreichung neue und archivierte Aufzeichnungen dienen . Wenn Ihre Anlage nicht über eine schriftliche Politik auf Rekord Vertraulichkeit , müssen Sie sofort erstellen und implementieren ein , wie von TAC 19,1912 gerichtet .
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Einrichtung einer Datei in-Box- und Out- Box ( geschützt durch Aufzeichnungen Mitarbeiter ) mit einem Schild -out-System . Dieses System muss vollständige Sicherheit bieten und unberechtigten Zugriff auf Daten zu verhindern , wie von TAC 19,1910 erforderlich. ( Zwei markierte Tabletts bei einer unbeaufsichtigten Zähler nicht als sichere in-box/out-box System qualifizieren. ) Zugang zu Aufzeichnungen müssen eine ärztliche Bestellung benötigen . Notieren Sie alle Arzt Aufträge sowie alle Dateiaktivitäten .
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Verwenden Farbkodierschilder Dateien leicht zu finden zu machen. Weisen Sie bestimmte Farben , Buchstaben des Alphabets und Datei nach dem Nachnamen des Bewohners . Zum Beispiel sind alle A bis C-Dateien erhalten grün Etiketten, D bis F haben orange Etiketten, und so weiter. Wenn Ihre Anlage nutzt eine klinische Rekordnummerierungssystemgelten die farbcodierten Methode, um es und die Datei entsprechend. (Grün Etiketten für Aufzeichnungen von 1200 bis 1499 , orange für 1500 bis 1799 , etc.)
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designierter Speicher für aktive und inaktive Dateien . Einige Büros entscheiden, offene Regale für aktive Dateien (Dateien des derzeitigen Bewohner ) und Schrankspeicher für inaktive Dateien oder Archive zu verwenden. TAC 19,1910 erfordert Pflegeeinrichtungen zu medizinischen Aufzeichnungen für fünf Jahre ab dem Zeitpunkt , dass ärztliche Leistungen am Ende behalten . Wenn Ihre Einrichtung kümmert sich um Minderjährige , müssen ihre Aufzeichnungen drei Jahre lang aufbewahrt werden, nachdem der Bewohner erreicht gesetzliche Alter unter Texas Gesetz .
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erstellen Frontblatt für jede Datei. Dieses Blatt gibt in der Regel grundlegende Informationen über den Bewohner (Name, Geburtsdatum, Zimmernummer, klinische Rekordzahl , etc.) sowie eine Checkliste der Dokumentation, die die Datei enthalten . Deckschichten je nach Anlage und werden in der Regel im Ermessen der Verwaltung überlassen. Allerdings TAC 19,1911 erfordert, dass alle Blätter Gesicht geben den Namen , Postanschrift und Telefonnummer des behandelnden Arztes .
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Montieren Dateien gleichzeitig sicherzustellen, dass jeder ist mit ausreichend Informationen zu identifizieren und Pflege für die ansässig . Die TAC erfordert , dass eine Datei enthalten , bei der minimalen , des Bewohners vollen Namen, home /Postadresse, Sozialversicherungsnummer , Krankenkasse Anspruch Nummern , Geburtsdatum und klinische Satznummer ( falls zutreffend). Bewertung TAC 19,1911 für alle Anforderungen in Bezug auf Dateiinhalte .
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Shred oder verbrennen Dateien, die Sie nicht mehr benötigt werden, um zu halten. Wenn Sie eine Datei zu zerstören , müssen Sie den Namen ansässig , klinische Satznummer ( falls verwendet) , und Sozialversicherungsnummer , Medicare /Medicaid Nummer oder das Geburtsdatum des Bewohners zu dokumentieren. Die Person, die der Datei beseitigt, datieren und unterschreiben Sie dieses Dokument.