Im Allgemeinen müssen medizinische Unterlagen von Gesundheitsdienstleistern sieben (7) Jahre nach dem Datum der letzten Begegnung oder Behandlung aufbewahrt werden. Diese Anforderung gilt für alle Krankenakten, einschließlich Papierakten und elektronischer Akten.
Darüber hinaus müssen medizinische Unterlagen unter bestimmten Umständen für einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden. Beispielsweise müssen Krankenakten von Minderjährigen aufbewahrt werden, bis die Person die Volljährigkeit erreicht (18 Jahre in Missouri). Krankenakten von Personen, die handlungsunfähig oder inkompetent sind, müssen für die Dauer ihrer Handlungsunfähigkeit oder Inkompetenz aufbewahrt werden.
Medizinische Unterlagen müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, der nur autorisierten Personen zugänglich ist. Unbefugten Personen sollte der Zugriff auf oder die Einsichtnahme in Krankenakten nicht gestattet sein.
Gesundheitsdienstleister sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass medizinische Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt und aufbewahrt werden. Die Nichteinhaltung dieser Anforderungen kann zu Strafen, einschließlich Geldstrafen und Freiheitsstrafen, führen.
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