Was sind die Pflichten und Verantwortlichkeiten eines Front-Office-Managers im Krankenhaus?

1. Patientenregistrierung und Aktenverwaltung:

- Verwaltet Patientenregistrierungsprozesse, um genaue und zeitnahe Patienteninformationen sicherzustellen.

- Beaufsichtigt die Pflege und Aktualisierung der Patientenakten und stellt die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicher.

2. Termine und Planung:

- Planen Sie Termine effizient und koordinieren Sie sie mit dem medizinischen Personal, um die Wartezeit der Patienten zu minimieren.

- Verwaltet Terminabsagen oder -änderungen und sorgt so für einen reibungslosen Patientenfluss.

3. Versicherung und Abrechnung:

- Überprüft den Versicherungsschutz, verwaltet Vorautorisierungen und bearbeitet abrechnungsbezogene Anfragen von Patienten.

- Koordiniert sich mit der Abrechnungsabteilung, um schnelle und genaue Abrechnungsprozesse sicherzustellen.

4. Patientenkommunikation und -unterstützung:

- Dient als erste Anlaufstelle für Patienten und Besucher und bietet Hilfe und Informationen.

- Behandelt Patientenanfragen, Beschwerden und Rückmeldungen, strebt nach einer Lösung und sorgt für die Aufrechterhaltung der Patientenzufriedenheit.

5. Qualitätssicherung:

- Implementiert Qualitätskontrollmaßnahmen zur Bewertung und Verbesserung des Empfangsbetriebs und stellt die Einhaltung der Krankenhausstandards sicher.

- Führt regelmäßige Audits und Bewertungen durch, um Verbesserungsmöglichkeiten bei der Patientenversorgung und dem Patientenservice zu ermitteln.

6. Personalaufsicht und Schulung:

- Leitet, motiviert und überwacht das Personal an der Rezeption und sorgt für eine effiziente und zuvorkommende Servicebereitstellung.

- Bietet Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter und die Fähigkeiten im Kundenservice zu verbessern.

7. Finanzmanagement:

- Verwaltet die finanziellen Aspekte des Front-Office-Betriebs, einschließlich Bargeldabwicklung, Einlagen und Portokasse.

- Koordiniert die Berichterstattung und Abstimmung mit der Finanzabteilung.

8. Einhaltung der Vorschriften:

- Stellt die Einhaltung von Gesundheitsvorschriften, Datenschutzgesetzen und Krankenhausrichtlinien sicher.

- Implementiert Protokolle zur Patientenvertraulichkeit und Sicherheit medizinischer Unterlagen.

9. Kommunikation mit medizinischem Personal:

- Ermöglicht eine effektive Kommunikation zwischen der Rezeption und dem medizinischen Personal bezüglich Patientenankunft, Testergebnissen und Patientenstatus.

10. Krisenmanagement:

- Reagiert auf Notsituationen und Krisen und gewährleistet die Sicherheit und das Wohlbefinden von Patienten und Besuchern.

- Arbeitet mit relevanten Abteilungen zusammen, um Krisensituationen zu bewältigen und abzumildern.

11. Community-Beziehungen:

- Fungiert als Verbindung zwischen dem Krankenhaus und der Gemeinde, pflegt positive Beziehungen und fördert die Dienstleistungen des Krankenhauses.

12. Kontinuierliche Verbesserung:

- Sucht aktiv nach Möglichkeiten für Prozessverbesserungen und Innovationen, um das Patientenerlebnis und die betriebliche Effizienz zu verbessern.

13. Datenanalyse:

- Analysiert Trends, Muster und Daten im Zusammenhang mit Front-Office-Abläufen, um Entscheidungen und Ressourcenzuweisung zu treffen.

14. Berichterstattung und Dokumentation:

- Erstellt und übermittelt Berichte über Front-Office-Aktivitäten, Patientenzufriedenheit und Betriebskennzahlen.

- Führt eine genaue Dokumentation aller Front-Office-Transaktionen und Interaktionen durch.

15. Personalplanung und -abdeckung:

- Verwaltet die Personalplanung, um eine ausreichende Abdeckung während der Hauptverkehrszeiten sicherzustellen und reibungslose Schichtübergänge sicherzustellen.

16. Konfliktlösung:

- Behandelt und löst Konflikte zwischen Patienten, Besuchern und Personal und fördert eine harmonische und positive Atmosphäre im Krankenhaus.