Wie Medical Records Zusammenführen

Jede Arztpraxis oder Krankenhaus -Abteilung hat ihre eigene Art der Aufrechterhaltung Patientenakten . Wenn mehrere Büros oder Abteilungen zusammenführen , so dass auch die medizinischen Aufzeichnungen müssen auch zusammengeführt werden, um Doppelungen oder Fehler in der Patientenversorgung zu vermeiden. Während der Prozess der Zusammenführung von medizinischen Daten ist kompliziert und etwas langweilig, mit einer genauen Aufzeichnungen System kann die Genauigkeit und Effizienz zu gewährleisten, wenn abgeschlossen. Was Sie
Medizinische Datensätze benötigen
Medizinische Daten -Software ( elektronische Einreichung )
Scanner ( elektronische Einreichung )
Einreichung Ordner ( Papierablage )
Dokument Flags ( Papierablage )
Datei Speicher ( Papierablage )
ausgebildetes medizinisches Personal
IT Support-Mitarbeiter
Aktenvernichter oder Schreddern Service
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erstellen einer Plan
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Wählen Sie eine Methode der Aufzeichnungen zu führen, dass für Ihre Arztpraxis arbeitet . Diskutieren Sie mit allen Abteilungen und Büropersonal , wie eine Zusammenführung von medizinischen Unterlagen könnte eine potenzielle Gefährdung jede Abteilung . Fragen Sie nach Empfehlungen , welche Art von Aufzeichnungen System für Ihre Arztpraxis (elektronisch, Papier oder eine Kombination ) am besten funktionieren würde.
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Wählen Sie, welche Büro Datensätze werden wie die Originale zu dienen, und die Büro- Aufzeichnungen wird in --- zusammengeführt werden, wenn mehr als eine Zusammenführung Büro oder Abteilung. Die Originaldaten -Abteilung sollte das mit der komplettesten Informationen sein. Zum Beispiel werden nicht alle Patienten in einer allgemeinen Praxis gesehen auch durch eine Röntgenabteilung gesehen, also die allgemeine Praxis würde individueller Patienten und mehr Datensätze pro Person haben . Bei diesem Schritt sollten Sie auch entscheiden, welche Patienten-ID- Nummernsystem geht voran verwendet werden.
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Legen Sie einen Zeitrahmen für die bei der Verschmelzung muss vollständig sein und entscheiden, wer wird für die Aufsicht über den Prozess innerhalb jeder Abteilung verantwortlich zu sein . Nachdem eine Person aus jedem Büro oder Abteilung die Überwachung der Rest des Personals sorgt für eine glattere Fusion. Bei der Einstellung einer Zeit für die Fusion , sollte Ihr Hauptziel sein, zu entscheiden , ob arbeiten oder nicht, wird während oder nach der Geschäftszeiten durchgeführt werden , oder wenn das Amt während des Projekts geschlossen werden, damit Sie in einem kürzeren Zeitrahmen zu beenden.
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Wählen und kaufen Sie die Software, die Sie benutzen, um Ihre medizinischen Aufzeichnungen Daten zu erhalten , sobald sie zusammengeführt wird . Vereinbaren Sie für den IT-Support auf Abruf während der Fusionsprozess zu helfen , wenn nötig. Wenn Sie sich dafür entscheiden, statt Papierablage verwenden , zum Kauf von zusätzlichen Lieferungen müssen Sie möglicherweise wie Datei- Ordner oder Ablagen , die Zunahme der Dateigrößen aufgrund der Fusion aufzunehmen.
Komplette Merger -Prozess

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Schulen Sie Ihre Mitarbeiter nach dem Prozess, den Sie für den Abschluss der Patientenakten Fusion gewählt haben. Das beste Verfahren für die Zusammenführung medizinischen Unterlagen ist es, durch eine Abteilung oder im Büro Aufzeichnungen in einer Zeit, in alphabetischer Reihenfolge zu arbeiten. Sobald ein Satz von Datensätzen in Ihr System (einschließlich Basisinformationen des Patienten) eingegeben haben, können Sie beginnen, den Rest der Datensätze in der Papier- Dateien zusammenführen , oder geben Sie sie in das System.
6 Angabe korrekter Patientendaten ist entscheidend für die Gesamtzusammenführungsprozess. Beginnen Sie,

demographischen Patientendaten in Ihr neues System oder das Erstellen neuer Ordner (bei ​​Verwendung von Papierablage ) für jeden Patienten auf der Basis der ursprünglichen Gruppe von Datensätzen Sie wählten zu Ihrem Ausgangspunkt in Schritt 2 des § 1 sein. Wie Sie jeden Patienten in das System eingeben , notieren Sie die neue ID-Nummer (falls vorhanden) und stellen keine Updates , um grundlegende demografische Informationen des Patienten.
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Sortieren Sie Ihre Original- Menge von Datensätzen in chronologischer Reihenfolge von den meisten letzten auf den ältesten auf dem Boden, wenn sie Papierkopien sind . Wenn Sie Ihre Originale sind in elektronischer Form, kann die Zusammenführungsprozess etwas schwieriger sein , je nachdem, wie die elektronischen Dateien gespeichert werden. Alles, was erforderlich ist , wenn jede Grafik Note wurde individuell gespeichert Umbenennen der Dateien auf Ihren neuen Ablagesystem entsprechen . Allerdings, wenn Sie Ihre elektronischen Dateien sind in größeren Gruppen oder eine große Datei pro Abteilung , könnte es am besten, sie ausdrucken und sie auf diese Weise zu sortieren .
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beginnen die Zusammenführung Ihrer Sekundärdateien in den Originalen. Beginnen Sie mit einer Abteilung oder im Büro zu einer Zeit -und Sortier Datei jedes Patienten in die ursprüngliche , wieder in chronologischer Reihenfolge . Bei Verwendung von Papierablage , können Sie zu prüfen, unter Verwendung Dokument Fahnen , um die verschiedenen Arten von medizinischen Aufzeichnungen, dh Arzt Notizen , Radiologie Berichte oder operative Verfahren zu markieren. Bei Verwendung von elektronischen Einreichung , die Schaffung eines Systems zur Benennung der Dokument-Dateien genügt.
9 Umschalten auf elektronische Archivierung kann sehr mühsam sein , aber kann effizienter auf lange Sicht sein.

Scan fertig zusammengeführten Dateien in Ihre Datenbank , oder, wenn mit Papierablage , beginnen sortiert sie in alphabetischer Reihenfolge. Wenn Sie zur elektronischen Speicherung entschieden haben , kann dieser Prozess bereits in Schritt 4 abgeschlossen wurden , wenn sie einzeln in elektronischer Form zu beginnen gespeichert wurden .
Post Merger Follow Up
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Überprüfen Sie die neuen medizinischen Aufzeichnungen Ablagesystem mit allen Mitarbeitern , um sicherzustellen, jeder weiß, wie genau zu verwenden und die Dateien zu erhalten. Es kann hilfreich sein, schreiben auch ein Trainingshandbuchauf, wie man das neue System als Referenz für aktuelle und zukünftige Mitarbeiter zu verwenden.
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Trainieren Sie irgendwelche Probleme mit dem neuen System , wie sie entstehen . Wenn Sie für ein elektronisches Ablagesystem entschieden haben , sollten Sie in regelmäßigem Kontakt mit IT-Service der Software zu arbeiten, keine Pannen oder Software-Updates zu planen.
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weiterhin in neue medizinische Datensätze zusammenzuführen als erworben. Es kann auch von Vorteil für eine jährliche Aufzeichnungen Spülen Verfahren, wenn Sie sich entschieden haben, nur einen bestimmten Zeitrahmen im Wert von Informationen halten umzusetzen.