Was Sie bei der Besprechung erwartet

Wenn Sie an einer Besprechung teilnehmen, ist es wichtig, eine klare Vorstellung davon zu haben, was Sie erwartet und wie Sie effektiv daran teilnehmen können. Hier finden Sie einen allgemeinen Überblick darüber, was auf Sie zukommen könnte und wie Sie sich auf ein produktives Meeting vorbereiten können:

1. Tagesordnung der Sitzung:

- Sitzungen sollten eine klare Tagesordnung haben, in der die zu besprechenden Themen dargelegt sind. Suchen Sie vorab nach der Tagesordnung und machen Sie sich mit den wesentlichen Punkten vertraut.

2. Pünktlichkeit:

- Kommen Sie pünktlich oder ein paar Minuten früher an. Pünktlichkeit zeigt Respekt vor der Zeit anderer und trägt dazu bei, dass das Meeting reibungslos beginnt.

3. Einführungen:

- Wenn es Teilnehmer gibt, die Sie nicht kennen, können Vorstellungen zu Beginn des Treffens stattfinden. Seien Sie bereit, sich kurz vorzustellen.

4. Aktives Zuhören:

- Achten Sie darauf, was andere sagen, ohne sie zu unterbrechen. Durch aktives Zuhören können Sie verschiedene Perspektiven erfassen und einen sinnvollen Beitrag leisten.

5. Beiträge:

- Wenn Sie die Möglichkeit haben, Ihre Erkenntnisse mitzuteilen, seien Sie darauf vorbereitet, relevante Punkte im Zusammenhang mit der Tagesordnung beizutragen. Sprechen Sie prägnant und bleiben Sie beim Thema.

6. Respektvolles Engagement:

- Nehmen Sie an Diskussionen mit Respekt und Höflichkeit teil, auch wenn es Meinungsverschiedenheiten gibt. Vermeiden Sie persönliche Angriffe oder das Unterbrechen anderer.

7. Entscheidungsfindung:

- Wenn Entscheidungen getroffen werden müssen, seien Sie bereit, sich an Diskussionen zu beteiligen und wichtige Punkte abzuwägen.

8. Aktionselemente:

- Notieren Sie sich während des Meetings alle zugewiesenen Aufgaben, Fristen oder Verantwortlichkeiten. Diese Aktionselemente gewährleisten die Nachverfolgung und Verantwortlichkeit.

9. Protokoll:

- Bei einigen Besprechungen gibt es möglicherweise bestimmte Protokollführer, die wichtige Punkte und Entscheidungen aufzeichnen. Wenn Ihnen diese Rolle zugewiesen wurde, müssen Sie darauf vorbereitet sein, genaue Notizen zu machen.

10. Fragen und Antworten:

- Es kann eine festgelegte Zeit für Fragen und Antworten geben. Stellen Sie relevante Fragen, wenn Sie unsicher sind.

11. Zeitmanagement:

- Besprechungen sollten innerhalb der vorgegebenen Zeit enden. Achten Sie auf Ihre Zeit und die Zeit anderer und vermeiden Sie unnötige Diskussionen.

12. Follow-up:

- Notieren Sie sich nach der Besprechung alle Ihnen zugewiesenen Aktionspunkte. Erledigen Sie diese Aufgaben schnellstmöglich.

13. Feedback:

- Gegebenenfalls besteht möglicherweise die Möglichkeit, Feedback zur Wirksamkeit des Treffens oder zu Verbesserungsmöglichkeiten zu geben.

14. Abschluss der Versammlung:

- Normalerweise wird die Sitzung vom Vorsitzenden oder Moderator unterbrochen. Dies bedeutet das Ende der Diskussion.

15. Networking-Möglichkeiten:

- Abhängig von der Art des Meetings besteht möglicherweise die Möglichkeit, nach dem Meeting Kontakte zu knüpfen und Kontakte zu anderen Teilnehmern zu knüpfen.

16. Folgematerialien:

- Nach der Besprechung erhalten Sie möglicherweise zusätzliche Informationen, Präsentationen oder Ressourcen im Zusammenhang mit der Diskussion.

Denken Sie daran, dass jedes Meeting in seiner Struktur, seinen Zielen und seinem Format variieren kann. Wenn Sie vorbereitet sind und die Beiträge anderer respektieren, können Sie Ihre Zeit in Besprechungen optimal nutzen. Wenn Sie spezielle Bedenken oder Fragen haben, wenden Sie sich bitte vorher an den Organisator oder Moderator des Meetings.